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          1. 职场精进:如何做好一份会议纪要?

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            本文详述:写好一份会议纪要的方法。

            前天看到同事从领导办公室出来,看神色不对问了句:怎么啦?

            “哎,还不是因为最近的项目进度汇报,领导太挑剔了,真心累!”

            细问了下,原来是会议纪要出了些问题,挨来一顿骂:“做了这么久的产品,为什么你连一篇会议纪要都写不好!”

            你是否曾经收到过这样的邮件——标题:20190216,点开看竟然是X项目的纪要,密密麻麻的一堆文字。

            这时候,你的第一?#20174;?#26159;什么?头痛,关掉,然后邮件就沉了?

            要是发出纪要的是你,这结果是你想要的吗?

            答案是否定的。

            关于如何写会议纪要?

            身边的人基本的回答是:“我知道——先写什么、然后、最后,balabala……”

            “为什么这样写?”

            ?#29677;擰?#27809;想过。”

            知其然不知其所以然,就好比玩狼人?#20445;?#30693;道自己死了,却不知道为什么。

            冤~啊~这当然不是一个产品人严谨的作风。

            因此,对于这个问题,我先来抛个砖。

            为节省大家的时间,先给出整体的思路,本篇重点在理论篇。

            一、概念:信息场、信息势、信息合力

            写会议纪要,是我们日常工作中,再平常不过的一项工作了。

            如果要问:写会议纪要写得最多的人是谁?

            那当然是?#20064;?#30340;秘书了,?#20064;?#24320;会越多,纪要越多。

            秘书(secretary):受雇为上级处理通?#37117;?#26085;常事务和杂务的人——百度百科。

            为啥要拿这个秘书的定义来说,其实我想?#20040;?#23478;关注一个关键词:处理通讯

            作为团队的管理者,每天需要各种会议将信息传达、探讨,形成共识。

            为了深入理解开会这个行为,我在这里提出三个概念:信息场、信息势和信息合力

            为方便大家理解,绘制丑图如下:

            一句?#26696;?#25324;:在?#34892;?#24687;传递的场景下,每个人都在都有一个合力,每个人的合力融合成团队的合力。(概念有点抽象,可略读)

            1. 信息场

            信息场,是信息单元的聚合场,有高密度、流通快的特点。

            社会是一个巨大的信息场,人与人之间时时刻刻都在发生连接,而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。

            从微观上看,每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。

            而从宏观来看,这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的,每个人在场中交换特定的信息单元。

            2. 信息势

            信息之所以能够流动,当然有一个力量在推动。

            而这个力量就是信息势,即为:合力之间的信息力差。

            举个通俗的例子:

            在公司这个信息场中,公司为了挣钱(信息合力1),?#20064;?#20026;了完成追求更好的生活(信息合力2),?#30053;?#24037;为了学到更多的技能(信息合力3)。

            三个合力之间,其实就会?#34892;?#24687;力差,所以会在公司这个信息场中,频繁地交换信息单元。

            3. 信息合力

            信息合力,无序信息单元聚合在一起的结果。

            通俗理解即为?#20309;?#20204;的共同目标。

            我为什么写文章,我的信息合力是?#21644;?#36807;输出想法、收集想法,完?#26432;?#29615;,?#21592;?#25104;更好、更完整的自己。你呢?

            可?#36816;?#20154;类的一些聚合形态,其目的就是:创建一个信息场,让每个团队的成员根据自己的合力,输出信息单元,最终达成大的合力。

            二、开会的本质

            理解了信息场的概念之后,我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。

            作为一个会议记录者,是否清楚地知道:到底什么样的会才是一个好的会议?

            可能很多人都会先问出一个问题?#20309;?#20160;么要开会?不开行不行,比如换成打电?#21834;?#21457;邮件等?

            当然,这个得根据具体问题具体分析了。

            如果说形成合力的过程,通过非会议的?#38382;?#30340;时间效率更高,那开会不是一个最佳的方式。

            所以开会的本质,我理解有如下两点:

            1. 提升信息单元流通的效率

            产品工作当中,有跟业务、?#20064;濉?#35774;计师、开发、测试等多种角色沟通。

            如果信息流是:A–产品、产品–BCD,有这种并集等关系?#28982;埃?#36824;是考虑用开会的?#38382;劍?#25552;升流通效?#30465;?/p>

            2. 达成信息的合力

            ?#25910;?#35748;为,没?#20889;?#25104;信息合力的会议,都不是一个好的会议。

            所以你可以看看:开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期?

            如果没有,可以建议会议发起者进行明确。

            三、会议的类型

            做会议纪要者,经常会为两个事情发愁:

            1. 会上信息太多,不知道记录什么?
            2. 编写纪要,记录了很多却往往想不起领导说的那个关键信息。

            这时候,搞清楚会议的类型就比较重要的,?#25910;?#31216;之为:场景化的前置思考。

            从信息场的概念上来看,可以分为三大类:

            1. 传递已经形成的信息合力。
            2. 通过探讨,形成新的信息合力。
            3. 前两者兼?#23567;?/li>

            为通俗理解,下面举下具体的案例:

            四、纪要者的道

            明确了开会的本质和会议类型之后,你可能要问:到底该怎么做,才能写好一篇纪要啊?

            来,这里就讲讲一个写纪要者思考方法:

            1. 明白自身使命

            能清晰传达信息合力。

            正如前面所讲,会议就是一个信息场,目标就是为了更好地达成信息合力。

            所以对于纪要者自身,是要把合力内容简单、清晰地表述出来——合力是什么?分力由谁出?

            2. 懂纪要面向人群

            纪要最终的呈现状态为:邮件、文档,以将流动的信息单元完成固化。

            作为纪要者,需要清楚地知道:纪要是给谁看的?

            给整个团队?给领导?还是给执行者看?

            写法是有侧重点的,对于给未参会者来说,也是有差异的。

            具体会在第五部分讲到。

            五、纪要者的术

            术:具体执?#26032;?#30340;办法。

            区分两个场景:记会议内容和写出来。

            1. 记录会议内容

            清楚会议目的:好的会议都是有会议预期的,建议大家提前搞清楚。

            记录的侧重点:

            通知类和讨论类的记录侧重点不一样。

            通知侧重于记录合力的重点——是否需要与会者出力?时间计划有要求么?还是仅仅在了解层面?

            讨论类需要多一部分,是在记录有价值的信息单元。所以,在开会的过程中,要有意识地去找这些信息。

            记录的工具:

            记录的框架清晰后,还需要高效的工具,这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。

            建议:提前准备好记录框架,包括合力部分和记录信息单元部分。

            工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力,比如增删(可以用Xmind记录)。

            2. 写纪要

            优质的纪要对于读者来说就是:单位时间内能?#25442;?#24471;更多所需要的信息单元。

            可以分为?#35762;?#20998;衡量:?#21861;?#24615;好内容框架好

            ?#21861;?#24615;好是侧重在:排版、信息传递高效。

            这就不展开了,下面说下内容框架是怎么回事。

            内容框架:分为信息合力部分和个人出力部分。

            另外的方面是:区分阅读人群。通俗解释是:见人说人话,见鬼说鬼?#21834;?#23545;人来说,要是你鬼话连篇,人就不爱听拉,下面稍微列下:

            • 给整个团队:达成的信息合力是什么?不同人需要出力的点分别是什么?
            • 给领导的:达成的合力是什么?形成的过程是啥??#34892;?#35201;领导给出意见或支持吗?
            • 给执行者:达成的信息合力是什么?你需要出力的点及时间计划

            对大部分人来说,写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分,但其?#24515;?#22815;看出一个人的职业化水平。

            ?#25910;?#32467;合自身所见所想,从信息场的概念切入,逐步分析开会的本?#30465;?#32426;要者应该具备的思考模型和执行方法。

            希望对你有一些小帮助、小启发。

            以上,就是我抛出来的砖,?#38431;?#25214;我来一起分享你的好玉。

             

            作者:15年毕业于华南理工大学,有运营和产品经历,现负责金融大数据产品:个性化推荐、意图搜索,AI智能客服。个人微信公众号:大雄背起?#24515;搖?/p>

            本文由@大雄 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

            题图来自Unsplash,基于CC0协议

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            ?#38431;?#30041;言讨论~!
            1. 赞!这篇文章对我很有帮助,会议也是产品日常重要工作之一,开会不专业也影响产品的专业度。作者用产品思维分析开会,写的很透彻,思维套?#20998;?#24471;学习!

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            2. 挺一下作者,因为作者用了不一样角度解释了信息的整理方法和传输方式,也是很新颖的。作为产品经理,沟通是一项很关键的技能,如何做到?#34892;?#22320;收集信息,并传递信息,我想这就是作者想要表达的。

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            3. 题目是如何写好,?#28909;?#26159;给答案,又何必给出那些,大众不清晰的名词“合力、分力”直说要点就够了,或者思考逻辑也可能,或者注意事项?#36824;?#21169;继续发表

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            4. 神仙打架啊

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            5. 这就是你的会议纪要

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            6. 写得有点绕

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            7. 搞什么,又是标题党

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            8. 大哥 你在说啥??这文看得我头疼

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              1. 可能我太菜了,我看的?#35780;?#38654;里的

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              2. :cool: 居然还能有这么高的阅读量

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            9. 回复
            10. 你这写的是什么鬼

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            11. 你这写的啥啥啥!!!

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            12. 讲“会议纪要”的文章,本身却写的不是“纪要”?#21069;?#36890;俗易懂,有点过于卖弄。
              作为技能类型的文章难免本末倒置。

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              1. 赞同~

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            13. 加上?#23548;?#26696;例?#24471;?#20250;更加通俗易懂哦

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            14. 给的概念稍?#26376;?#24324;~而且,这类文章没案例就没有文中提到的?#21861;?#24615;!

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            15. 讲“会议纪要”的文章,本身却写的不是“纪要”?#21069;?#36890;俗易懂,有点过于卖弄。
              作为技能类型的文章难免本末倒置。

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